Consultance – Logiciel de gestion des stocks – RCA

Sujet de la consultance : Logiciel de gestion des stocks Plateformes logistiques

Lieu : RCA, Bangui

Contexte de la consultance

Première Urgence Internationale (PUI) est présente en RCA depuis 2007. Dès mai 2014, PUI ouvre une Plateforme logistique à disposition des acteurs humanitaires, afin de leur proposer des prestations d’entreposage et de reconditionnement. Cet espace de stockage a permis de contribuer à faciliter l’assistance humanitaire et la mise en œuvre des activités que les organisations mènent dans différents domaines d’intervention.

Puis en 2020, PUI ouvre une plateforme logistique médicalisée pour répondre plus largement aux besoins des partenaires sur le stockage de médicaments à température contrôlée et dirigée.

Les plateformes ont des accords de partenariats  avec 17 partenaires (en janvier2021) : ACTED, ALIMA, ACF, CUAMM, CRF, CONCERN, HI, MSF France, MSF Belgique, MDM, MENTOR, OMS, PUI, SOL, Projet LONDO, WHH, MERCY CORPS.

Les volumes de stockage disponibles sur les deux plateformes sont de 440m2 pour la plateforme médicalisée et de 2260 m2 pour la Plateforme logistique. Les items stockés varient, allant des équipements, consommables, médicaments, aux intrants nutrition, matériels WASH, matériels agricoles, construction, en passant par des kits NFI (Non Food Items) et items en vrac étant utilisés pour les reconditionnements des projets d’urgences RRM.

Les outils Excel utilisés jusqu’ici démontrent leurs limites en termes d’efficacité et de fiabilité.

A l’heure actuelle, les partenaires envoient à PUI les demandes d’entrées et de sorties de stock par e-mail, et les équipes les impriment afin de pouvoir lancer les mouvements.

Une fois les mouvements effectués, les équipes éditent un bon d’entrée et de sortie qu’elles impriment en trois exemplaires et demandent aux partenaires de venir signer.

Les mouvements ne peuvent pas être rentrés au fur et à mesure dans l’outil et doivent être modifiés en fin de mois après l’inventaire des stocks, ce qui demande un travail manuel conséquent et favorise les erreurs et pertes de données.

La facturation des partenaires se faisant sur la base de l’espace de stockage utilisé mensuellement, cette actualisation est obligatoire avant l’envoi du rapport de stock et des cotisations (factures) aux partenaires, ce qui peut provoquer des retards sur les paiements s’il y a des erreurs à corriger.

Enfin, cet outil est peu sécurisé, ne permet que peu de traçabilité sur les modifications, pas de restriction d’accès et pas de possibilité pour les partenaires de pouvoir y accéder directement.

Nous souhaitons donc passer d’une gestion par feuille de calcul en interne, à une gestion par base de données, avec des accès externes.

Objectif principal

Développer une gestion plus efficace, et transparente vis-à-vis des partenaires, des plateformes de PUI, via l’implémentation d’un logiciel de gestion des stocks.

Objectifs Spécifiques

• Mettre en place une base de  données liant les articles, les emplacements, et les mouvements de stock
• Accroître la transparence envers les partenaires de PUI
• Permettre un traitement plus rapide de la facturation des partenaires
• Améliorer la visibilité sur les activités logistiques

Budget : > 10 000 €

Pour plus de renseignements, veuillez télécharger :

• Les Termes de Référence
• Ainsi que le Questionnaire d’appui Prestataire.

Soumission

Merci d’adresser avant le vendredi 14 mai 2021 à 17h votre proposition rédigée sur la base des critères exposés dans les termes de référence joint à cet appel à l’adresse suivante :

Antoine Milly, Chargé de Programmes RCA / NER : [email protected]
En cc : [email protected]; [email protected]