APPEL D’OFFRE – REFONTE DU SITE INTERNET INSTITUTIONNEL
Refonte et maintenance
Présentation de Première Urgence Internationale
Première Urgence Internationale est une Organisation Non Gouvernementale de Solidarité Internationale à but non lucratif, apolitique et laïque qui vient en aide aux victimes civiles, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. Notre vocation est de défendre les droits fondamentaux de la personne, tels que définis la Déclaration universelle des droits de l’homme de 1948. Notre objectif est d’apporter une réponse globale à l’ensemble des besoins fondamentaux des populations victimes de crises humanitaires dans l’urgence jusqu’à leur permettre de retrouver autonomie et dignité.
En 2022, Première Urgence Internationale intervient dans 24 pays pour mettre en place des programmes dans les domaines de la santé, la sécurité alimentaire, la nutrition, l’eau et l’assainissement, la gestion de camps, la reconstruction et la relance économique. Ces 180 projets menés par environ 2 600 salariés permettent de venir en aide à plus de 6 millions de personnes dans le monde.
Présentation du projet de refonte
Le site institutionnel de Première Urgence Internationale www.premiere-urgence.org a été créé en 2015 et aux vues des changements et évolutions numériques et technologiques, nous lançons un appel d’offre pour la refonte du site de l’ONG.
La refonte concernera principalement deux aspects, le visuel, c’est-à-dire le webdesign, et la structure notamment au niveau de l’arborescence afin de fluidifier la navigation des internautes.
Il faut donc que les informations soient accessibles en trois clics.
Objectifs de la refonte du site Internet
Le site Internet est daté et obsolète, et nous souhaiterions améliorer la navigation et les fonctionnalités afin de gagner en audience auprès du grand public.
Les objectifs sont donc de travailler sur :
- un webdesign plus moderne et efficace avec une navigation plus simple et intuitive (UX) ;
- Le développement de l’audience du site et un contenu accessible en 3 clics maximum (SEO friendly) ;
- L’évolution des fonctionnalités (Chatbot, accessibilités handicap, formulaire visible au scroll, animation des images…) ;
- L’épuration de la home page afin de permettre l’identification de Première Urgence Internationale, ce qu’elle fait et sur quels domaines d’intervention ;
- La mise en avant de photos et vidéo pour humaniser l’ONG ;
- Développer la collecte de fonds auprès du grand public ;
- Donner de la visibilité à la marque employeur.
Les cibles
Internautes « types »
-
- Grand public
C’est une personne qui arrive sur notre site internet sans réellement nous connaître, le pays ou notre nom et qui recherche rapidement l’information utile dont il a besoin. C’est une personne qui doit rapidement avoir l’information dont il a besoin, sur qui est Première Urgence Internationale, ses valeurs, nos actions et comment nous soutenir.
- Abonnés à la Newsletter ou à nos réseaux sociaux
C’est une personne qui connaît l’ONG et qui a cliqué sur un lien afin de lire plus d’informations sur un sujet et à qui a doit proposer des articles en lien avec ce sujet pour le garder plus longtemps sur notre site Internet.
-
- Un donateur
C’est une personne qui veut soutenir les actions de l’ONG, il faut donc que le tunnel de don soit visible, accessible et rapide.
RH
-
- Une personne qui connaît le monde de l’humanitaire
C’est une personne en recherche d’informations sur les actions de Première Urgence Internationale, les valeurs de l’ONG, le processus de recrutement, accès aussi aux articles RH pour humaniser les personnes qui travaillent pour l’ONG. L’objectif est de donner envie de postuler pour Première Urgence Internationale et que ce soit facile d’accès. La marque employeur doit être mise en avant et la fluidité de la navigation dans les pages du site Internet et les offres d’emploi est importante, car cette personne parcourir plusieurs pages de la section recrutement mais aussi les activités des missions, qui sommes-nous, il faut donc un chargement entre les pages rapides.
- Une personne qui veut des renseignements sur l’emploi dans le secteur de l’aide humanitaire
C’est une personne qui en recherche sur les formations possibles, qu’est-ce que c’est de travailler dans l’humanitaire et plus précisément à Première Urgence Internationale. Et mettre en avant les métiers et interviews des salariés.
Employés
-
- Qui vient chercher de l’information
Le salarié vient se renseigner sur les activités réalisées par les missions sur le terrain ou sur des évènements grand public en court. Et qui peut monter le contenu auprès des bailleurs de fonds et partenaires.
- Qui vient expliquer son travail à des amis
Le salarié souhaite montrer les actualités de l’ONG et les différents domaines d’intervention. Il faut donc mettre un contenu informatif facilement compréhensible et lié aux actualités de l’ONG. Et pourvoir montrer les valeurs et la culture de l’ONG.
Partenaires financiers
Nous sommes de plus en plus redevables envers nos partenaires (privés ou institutionnels) en termes de visibilité, mais aussi de transparence de nos actions, de nos procédures, financements, etc.
Les rôles et responsabilités de chacun dans la création
Première Urgence Internationale
- Rédaction du cahier des charges avec les analyses site et concurrences une fois les 3 finalistes choisis ;
- Rédaction du contenu ;
- Validation des maquettes.
Agence
- Proposition stratégique et technique ;
- Conceptions des maquettes (maillage interne pour le SEO, ergonomie du site) ;
- Redirections 301 pour conserver le SEO de l’ancien site et actualiser les backlinks et création du nouveau sitemap ;
- Personnalisation des pages 404 ;
- Migration de la base de données ;
- Configurations des plateformes/logiciels (CRM, pages de dons, ATS, SIRH…) ;
- Développement web (front et back-office) et intégration des contenus fournis ;
- Conseils UX, SEO, design ;
- Formation du support ;
- Maintenance du site (optionnel) : hébergement du site.
Spécifications du Contenu et caractéristiques du notre site internet
Arborescence et navigation du site Internet
Actuellement le site Internet comporte plusieurs menus et beaucoup d’informations, ce qui perd nos internautes. Nous souhaiterions une home page plus lisible avec une navigation fluide et un accès au contenu en trois clics.
Nous souhaiterions aussi le don soit visible même au scroll.
Principales caractéristiques techniques de notre site internet
Les principales caractéristiques techniques du site sont :
- Multilingue français/anglais (avec possibilité de pouvoir faire une évolution pour rajouter des langues) ;
- Être sur WordPress pur une facilité d’ajout de contenu de la part des équipes de la communication et des ressources humaines ;
- HTTPS ;
- Prévoir des accès au CMS différents en fonction des “grades” (mission, HQ communication, HQ RH, HQ log…) pour une autonomie des salariés travaillant sur le back-office du site Internet ;
- Hébergement en France ou autres pays de l’UE ;
- Respect des règles de la CNIL/RGPD ;
- Accessible dans tous les pays (prévoir un téléchargement en cache) ;
- Accessibilité numérique pour toutes et tous;
- Responsive design ;
- Chatbot conversationnel avec IA et traitement du langage naturel ;
- Visibilité du bouton/formulaire de don lors de la navigation ;
- Intégrer la partie recherche d’emploi géré sur Cornerstone sur le site Internet (la gestion reste sur le back-office de Cornerstone et l’affichage des annonces et soumission des candidatures en front sur le site de Première Urgence Internationale) ;
- Barre indication temps de lecture pour les articles actualités et presse ;
Interaction avec les systèmes tiers et API
Il faut que notre site Internet soit accessible par plusieurs systèmes tiers comme le SIRH, le CRM, les solutions d’e-mailing et de collecte de dons, les réseaux sociaux, le SEO et notre plateforme de recrutement.
Actuellement nous sommes sur :
- SIRH : Cornerstone ;
- CRM : Ohme ;
- Emailing : Mailchimp / Sendinblue ;
- SEO : plugin Yoast SEO ;
- Marketing : Cookiefirst, Google Tag Manager ;
- Mesure de l’audience du site : Google Analytics / Matomo ;
- Collecte : iRaiser / Helloasso ;
- Plateforme de recrutement : Cornerstone ;
- Cartographie : ArcGIS
Environnement technique
- Utilisation de WordPress pour le CMS
- Compatibilité avec les navigateurs ordinateurs : PC sous Microsoft Windows / 8.1 / 10+ > Navigateurs : IE11/ Chrome 92+ / Firefox 92+ / Edge 93+ / Mac : Safari 14.1+ / Chrome 92+ / Firefox 92+
- Compatibilité avec les navigateurs mobiles et tablettes : Google : Système Android 9+ et Google Chrome 92+ / Apple : Système iOS 13+, Navigateur Safari 14.1+ et Google Chrome 92+
- Accès sécurisé car les internautes peuvent réaliser des dons.
Mise à jour du site Internet et maintenance
Comment envisagez-vous la suite de la collaboration ? Précisez comment vous traitez les demandes de petites, moyennes et grandes envergure ?
Les points déjà relevés :
- La mise à jour de la dernière version du CMS
- La possibilité de rajouter d’autres langues..
Livrable de la refonte du site Internet
- Cahier de paramétrage avant de commencer le développement ;
- Code sources HTML documenté pour que ça puisse être repris par d’autres personnes au cas où ;
- Sitemap ;
- Support de formation pour prendre en main.
Engagement
- Nous vous inviterons à signer nos chartes… (expliciter : Politique contre la Fraude et la Corruption, Politique de protection contre l’exploitation, les abus et le harcelement sexuels (PEAHS), Politique de sauvegarde des droits des enfants, Code de conduite et charte) ;
- Confidentialités des données accès ;
- Cession des droits d’exploitation des résultats avec les sources HTML et créations graphiques (article 38 du CCAG TIC) ;
- Garantie et maintenance corrective du site (bugs éventuels non détectés en phase de tests et de mise en ligne pendant 3 mois après la mise en ligne).
Organisation de la réponse à l’appel d’offre
- Compréhension du contexte ;
- Compréhension du projet ;
- Proposition stratégique ;
- Proposition technique ;
- Méthodologie ;
- Calendrier de travail + CR à envoyer 3 jours après l’atelier ;
- Maquette d’intention ;
- Présentation de l’équipe projet ;
- Prix jour / profil ;
- Références ;
- Présentation de la société ;
- Planning et budget.
Budget
Entre 30 000 et 60 000 € TTC
(Le budget inclus la maintenance du site Internet sur 2 ans).
Questions
- Questions administratives
| 1 | Nom et adresse du Siège social: |
| 2 | La société est-elle enregistrée en France et sous statut législatif français ? |
| 3 | Pour les distributeurs en France, en cas de franchise ou de contrat de distribution avec un prestataire international, merci d’en mentionner le nom, le statut et l’adresse du siège |
| 4 | Quand la société a-t-elle été fondée ? En France / A l’étranger si groupe international |
| 5 | Dans quel pays la société est–elle implantée ? |
| 6 | Combien d’employés travaillent pour la société basée en France ? |
| 7 | Services offerts par le fournisseur (si autres activités que la signature électronique): |
| 8 | Le fournisseur a-t-il déjà travaillé avec PUI (PU / AMI ou PU-AMI) ? |
| 9 | Veuillez préciser quel service, la période, le type de produits / services vendus, les volumes et les montants. |
| 10 | Le fournisseur travaille-t-il pour d’autres organisations humanitaires (ONU/ONG/Croix Rouge) ? |
| 11 | Veuillez joindre la liste de clients. |
| 12 | Le fournisseur a-t-il : – Une politique d’Assurance Qualité ? – Une Certification Nationale de qualité (NF…)? – Une Certification Internationale de qualité (ISO…)? Veuillez fournir la copie de ces documents. |
| 13 | Le fournisseur ou le revendeur passe-t-il par les services d’un sous-traitant. Si oui, pour quels types de services ? |
| 14 | Mentionner les CA des 3 dernières années |
| 15 | Mentionner les termes de durée de contrat minimum |
| 16 | Quelles sont les modalités proposées en cas de suspension de service ? |
| 17 | Mentionner les modalités proposées de résiliation de contrat. |
- Questions techniques
| 18 | Préciser les compatibilités avec au minimum les OS suivants / préciser les versions compatibles : Windows / MacOS / iOS / Android |
| 19 | Préciser la bande passante minimum pour un fonctionnement correct de l’application (upload et download) |
| 20 | Préciser la conformité RGPD |
| 21 | Préciser le type d’authentification et le niveau de sécurité utilisé |
| 22 | Préciser la localisation de vos serveurs. Dans quel pays sont stockés les documents ? Peut-on choisir la localisation du serveur ? |
| 23 | Préciser l’existence d’interface native avec d’autres applications |
| 24 | Préciser un calendrier de mise en œuvre, en France et pour les missions à l’étranger |
| 25 | Préciser l’accompagnement proposé pour la mise en œuvre du projet et la méthodologie projet |
| 26 | Préciser les délais d’exécutions pour les mises en route |
| 27 | Proposez-vous un essai gratuit ? Si oui, quelle est la durée ? |
| 28 | Préciser la durée de garantie |
| 29 | Préciser l’organisation interne en terme de service de maintenance et de service après-vente. |
| 30 | Mentionner les moyens logistiques mis en œuvre par l’entreprise dans le cadre des prestations de SAV et de maintenance. |
| 31 | Préciser les délais, plages horaires/jours et coûts d’intervention pour chacune des modalités suivantes et existantes : a. Par téléphone en cas de panne (SAV). Si numéros dédiés, à préciser. b. Par une prise en main à distance en cas de panne / si plateformes dédiées, à préciser. c. Déplacements (au siège de l’organisation) en cas de panne (SAV). Si forfait pour déplacement, précisez. |
| 32 | Proposez-vous une formation ? Sur site ? A distance ? Quelle langue ? Précisez les modalités |
| 33 | Proposez-vous une démonstration sur site (au siège de l’organisation) ? |
| 34 | Le fournisseur peut-il justifier d’une assurance qualité ? Si oui, joindre un exemple de contrat / « entente de niveau de service » comprenant notamment l’attente des parties sur le contenu des prestations, leurs modalités d’exécution, les responsabilités des parties, les garanties… |
- Questions financières
| 36 | Précisez les prix selon les modalités / par compte utilisateur / par module / par forfait / ou tout autre option |
| 37 | Précisez le nombre de compte/utilisateur par forfait |
| 38 | Mentionner l’ensemble des couts pour chaque proposition technique relative aux équipements techniques et/ou tout coût supplémentaire que l’entreprise jugerait utile de porter à notre connaissance. |
| 39 | Mentionner l’ensemble des couts relatifs aux prestations d’installation, mise en route, formation, etc… |
| 40 | Mentionner l’ensemble des couts relatifs à la maintenance / SAV |
| 41 | Mentionner tout coût supplémentaire que l’entreprise jugerait utile de porter à notre connaissance. |
| 42 | Préciser les modalités et échéances de paiement. |
| 43 | Mentionner le(s) mode(s) de paiement |
| 44 | Mentionner la durée de validité de l’offre |
Calendrier de la mission
Calendrier indicatif après validation du prestataire.
| ÉTAPES | DATES |
| Publication des termes de référence | 31 mars 2023 |
| Date limite de réception des offres | 2 mai 2023 |
| Sélection de 3 prestataires finaux | 10 mai 2023 |
| Envoi du cahier des charges de l’analyse concurrentielle | 10 mai 2023 |
| Soumission définitive des offres | 24 mai 2023 |
| Soutenances des 3 prestataires finaux | Entre le 26 et 31 mai |
| Rencontre avec le prestataire et contractualisation | 1 juin 2023 |
| Phases de travail collaborative | sur 1 mois |
| Formation prise en main du site | 2 octobre 2023 |
| Livraison bêta du site | 4 octobre 2023 |
| Livraison du site | 3 janvier 2024 |
Modalité de soumission des propositions
Les propositions devront être envoyées au plus tard le 2 mai 2023 à 9 heures par mail à l’adresse [email protected] avec l’objet de mail « Refonte site Internet institutionnel ».
