Siège – Un·e Assistant·e de Gestion des Ressources Humaines à Asnières-sur-Seine

Principales activités

Elaboration et classement des dossiers administratifs du personnel expatrié

• Envoi du mail d’ouverture administrative suite à la confirmation du recrutement ;
• Réception, suivi, envoi au terrain et classement des fiches sanitaires ;
• Constitution du dossier administratif papier et électronique du personnel ;
• Élaboration des contrats et production d’une main courante soumise à la validation du chargé de GRH et à la validation financière du pôle géographique (Contrôleur de Gestion et/ou Responsable Géographique);
• Constitution du dossier « briefing » regroupant l’ensemble des documents administratifs à remettre aux expatriés recrutés ;
• Conseils et appui aux futurs expatriés sur les différentes démarches administratives d’avant départ (Attestations diverses) ;
• Classement et archivage des dossiers du personnel ;
• Préparation des liasses documentaires pour les audits

Organisation des mouvements internationaux des expatriés

• Gestion des demandes de visas missions (constitution de la demande de visa et documentation, demande des frais de visa au CGRH, et commande de coursier auprès de la secrétaire RH), démarches administratives associées,
• Gestion de la billetterie (transport aérien et ferroviaire) :
  • Demande de routing et mise en concurrence auprès des agences de voyages (billets A/R, billets vacances et parfois break) incluant modifications éventuelles
  • Recherche de validation (dates de voyage, budgétaire)
  • Pilotage de l’en-cours, incluant la production d’alerte
  • Mise à jour et suivi du tableau d’enregistrement des Boarding Pass.

Participation au briefing et à l’intégration du personnel expatrié

• Briefing de l’expatrié sur ses conditions d’expatriation et assistance ;
• Supervision des prises de RDV externes prévus dans le cadre d’un processus de départ en mission (médecine du travail, briefing psychologique, etc.).
• Affiliation à l’assurance santé et prévoyance (ALLIANZ) et explication aux expatriés ;
• Affiliation à la caisse de retraite des expatriés (CFE et Humanis);
• Lecture et remise du contrat à l’expatrié avec le dossier briefing ;
• Animation du module d’information concernant les conditions d’expatriation en session de Préparation Au Départ au besoin.

Participation à la gestion administrative du personnel expatrié tout au long du contrat

• Élaboration des contrats et avenants, sous contrôle du chargé de GRH;
• Réception, enregistrement et demande de validation des congés transmis par le terrain ;
• Classement et suivi des demandes et des soldes de congés payés
• Suivi administratif des breaks ;
• Mise à jour de la main courante « paie » ;
• Autres activités administratives sur demande et sous supervision.

Gestion des notes de frais RH en lien avec la comptabilité

• Collecte des notes de frais ;
• Contrôle de l’éligibilité des dépenses.

Appui à la gestion du personnel siège

• Préparation des cartes d’assurance et ordres de mission lors des déplacements terrain ;
• Réservation des billets d’avions lié à ces mêmes déplacements.

Participation à la vie du Département

• Participations aux réunions du Service, du département et de l’association ;
• Participation à la capitalisation des procédures de gestion administrative des expatriés et du personnel du Siège relevant de son poste ;
• Force de proposition pour l’amélioration des outils et procédures relevant de son poste.

Interfaces 

Sous l’autorité directe d’un chargé de gestion des ressources humaines, l’assistant GRH est en relation avec les expatriés et en lien fonctionnel avec :

• Le deuxième assistant de GRH
• La secrétaire RH / Standardiste
• Les Chargés de RH Expatriées
• Avec les expatriés et salariés du Siège pour la billetterie, les visas, etc. liés aux déplacements siège – terrain.