Siège – Un(e) Chargé(e) de programmes Afrique 1 (H/F)

Informations clés

Titre du poste

Siège – Un(e) Chargé(e) de programmes Afrique 1 (H/F)

Pays

France

Lieu (ville/région)

Asnières-sur-Seine

Type de collaboration

Salarié

Type de contrat

CDD

Date de prise de poste

Dès que possible

Durée du poste

6 mois

Résumé du poste

Contexte

Piloté par le Directeur des Opérations, le département des Opérations est composé de 5 pôles géographiques, comprenant un Responsable Géographique et un à deux Chargés de Programmes par pôle.

Le Chargé de Programmes est supervisé par le Responsable Géographique. Par délégation de celui-ci, il interagit avec les missions d’une part, les différents services et départements du Siège d’autre part, pour assurer l’élaboration des propositions de projets, le suivi, le contrôle et la coordination d’ensemble des Opérations pour atteindre les objectifs fixés, dans le respect du mandat de l’Association, et de ses procédures internes et externes.

Le poste ouvert au recrutement est au sein du pôle Afrique 1. Le champ de responsabilité des Chargé de Programmes est parfois amené à être modifié, en fonction des besoins opérationnels.

Responsabilités

Appui aux missions, supervision de la gestion opérationnelle et contractuelle et contribution à la gestion des risques projets : Coordonne les activités du Siège relatives à la gestion opérationnelle et contractuelle des projets pour assurer la qualité des projets et le respect des procédures bailleurs et internes. S’assure d’une bonne identification et analyse des risques liés aux projets pour permettre au Responsable Géographique d’assurer un traitement adéquat de ces risques. Interface avec les missions, il/elle travaille en étroite collaboration avec les Services du Siège suivants : Ressources Humaines, Logistique, Gestion, Service Technique et Capitalisation (STC), et Communication.

Contribution à la gestion et à l’appui aux missions pour la bonne mise en œuvre de la stratégie d’intervention (stratégie opérationnelle et organisationnelle) : Participe activement à la définition de la stratégie opérationnelle des missions et appuie sa mise en œuvre en facilitant la mobilisation des différents services du siège concernés (RH, STC, Logistique, Gestion, Communication, SUDO) et en appuyant le Responsable Géographique qui est le garant de la bonne définition et mise en œuvre de la stratégie opérationnelle.

Participation / Contribution active à la capitalisation des procédures et outils au sein du département des Opérations selon un plan d’action détaillé établi au sein de la Direction des Opérations et sous la supervision du Responsable Géographique

Assurer  l’intérim du Responsable Géographique sur ses pays en son absence en lien avec le Directeur des Opérations qui reste responsable de la gestion des risques ainsi que de la gestion des incidents et crises sécuritaires.

Sur base d’une analyse des risques et des capacités du Chargé de Programmes faite par le Responsable Géographique, il peut aussi se voir déléguer des tâches spécifiques de manière formalisée par le Responsable Géographique, même en présence de celui-ci.

Principales activités

Appui aux missions et supervision de la gestion opérationnelle et contractuelle et contribution à la gestion des risques projets :

  • Accompagne les équipes terrain pour s’assurer du respect du mandat et de l’application des procédures de gestion de projet
  • Participe activement au cadrage de toute proposition de projet et de tout partenariat opérationnel avec la mission et le Responsable Géographique en s’assurant de la bonne adéquation du projet avec la stratégie de la Mission et avec l’opportunité de financement identifiée
  • Coordonne l’élaboration des propositions de projets et des documents relatifs au partenariat dans le cadre d’un projet avec le terrain et avec les Services du Siège en s’assurant de la cohérence opérationnelle globale ;
  • Coordonne la revue du contrat bailleur pour chaque nouveau projet et s’assure de la diffusion des points clés et des points d’alerte aux différents services du siège et à la Mission
  • S’assure, en lien avec les autres services du siège et le Responsable Géographique, du respect des obligations bailleurs dans le cadre du suivi régulier de la mise en œuvre du et dans le cadre de la révision des rapports à soumettre aux bailleurs
  • Analyse les outils de suivi projets (PMT – Project management tool, suivi technique, suivi achats, suivis budgétaires, etc…), suit la réalisation et la qualité des projets et conseille les équipes terrain, en s’appuyant sur les inputs des référents techniques et support.
  • Alerte le Responsable Géographique sur tout risque identifié dans la mise en œuvre du projet (non atteinte des objectifs contractuels, non-respect des procédures bailleurs, qualité insuffisante, risques financiers, etc…) et propose des mesures de mitigation ou de gestion sur tout risque dans la réalisation des projets
  • Finalise les rapports narratifs sur le fond et la forme et les consolide avec les éléments financiers, techniques et logistiques pour validation finale par le Responsable Géographique (en l’alertant le cas échéant sur tout risque identifié avec des recommandations de la gestion de celui-ci) qui organise la transmission des rapports validés aux bailleurs ;
  • Consolide et transmet au Responsable Géographique pour validation finale les réponses aux questions des bailleurs relatifs aux projets
  • Fait remonter du terrain, contrôle, consolide et archive toutes les pièces opérationnelles et contractuelles (même en version électronique) nécessaires aux audits des contrats dans le cadre des procédures d’archivage
  • Participe au travail de préparation et de présentation des documents opérationnels et contractuels lors des audits.
  • Participe à la mise en œuvre des procédures d’audit interne

Contribution à la gestion et à l’appui aux missions pour la bonne mise en œuvre de la stratégie opérationnelle :

  • Participe activement à la définition de la stratégie d’intervention des missions et à la mise en œuvre des missions d’évaluations des besoins nécessaires au déploiement de cette stratégie
  • Participe à la prospection de nouveaux financements et partage avec le Responsable Géographique son analyse de toute nouvelle opportunité de financement (adéquation à la stratégie mission, complexité montage projet, risques et opportunités, etc…)
  • Participe avec le terrain à la définition des profils de poste des expatriés et valide ces profils en concertation avec les CRH
  • Participe au recrutement des expatriés et à la Préparation au Départ des expatriés, assure les briefings et débriefings opérationnels des expatriés des missions qu’il/elle suit ;
  • Participe au suivi et contribue à l’analyse de la situation sécuritaire des missions en rapportant au Responsable Géographique et appuie le Responsable Géographique dans la gestion des incidents et post-incidents
  • Contribue aux initiatives de communication et plaidoyer concernant les missions qu’il/elle suit, notamment en identifiant les axes pertinents de communication et plaidoyer et en facilitant la compilation des informations nécessaires à ces initiatives
  • Se déplace régulièrement sur le terrain pour appuyer et soutenir ses pays d’intervention sur base de la procédure prévue par Première Urgence Internationale (objectifs possibles des visites : suivi des projets, renforcement de capacités, partenaires opérationnels, structuration mission, appui à la réflexion stratégique, etc…)

Contribution à l’animation du pôle géographique et à la capitalisation des procédures et outils de la Direction des Opérations :

  • Co-anime les réunions de pôle (par pays), en appuyant le Responsable Géographique dans l’animation de la réunion et en organisant des réunions ad hoc / thématique préalables ou ultérieures sur des sujets précis avec les services concernés
  • Accompagne et supervise un/une stagiaire (management direct selon la structure du pôle géographique) sur différentes tâches d’appui au suivi contractuel, projet et bailleurs (veille bailleurs)
  • Participe à la capitalisation des procédures et outils opérationnels par sa participation active dans le cadre des chantiers définis dans le plan d’action de la Direction des Opérations et en s’assurant de la transmission au sein de la Direction des Opérations des bonnes pratiques mission et outils / processus intéressants internes ou externes

Profil recherché

Expériences
professionnelles

Expérience humanitaire de 3 ans minimum sur le terrain

Expérience professionnelle sur la/les zone/s de travail très appréciée

Aptitudes
transversales

Connaissance pratique des programmes humanitaires et des principaux bailleurs de fonds institutionnels

Excellente maîtrise du pack office et des outils informatiques en général

Connaissances en base de données et progiciel de gestion appréciées

Très bonnes capacités rédactionnelles et de mise en forme en français et en anglais

Organisation, bon relationnel, facilité de communication/gestion à distance

Dynamisme, rigueur, réactivité, adaptabilité, résistance au stress.

Langues

Très bonne maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit

Special
conditions

Déplacements sur le terrain à prévoir

Conditions

Rémunération

Statut : Cadre

Type / Durée du contrat : Contrat à Durée  Déterminée

Durée: 6 mois

Date de démarrage : Dès que possible

Salaire : 2 800 € brut mensuel, sur 12 mois

Prises en charge

Prise en charge à hauteur de 50% du titre de transport, de 60% des Tickets Restaurant (d’une valeur faciale de 8 euros / jour) et de 80% de la mutuelle santé et prévoyance.

Vacances

5 semaines de CP par an, 1 RTT par mois (37 heures / semaine)

Télécharger le profil de poste complet en pdf

Personne chargée de l'offre

Responsable

Natalia MONTOYA, Chargée de Ressources Humaines siège


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RH : Candidature

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