Siège – Un·e Stagiaire Opérations / Pôle Asie-Europe à Asnières-sur-Seine

Informations clés

Titre du poste

Siège – Un·e Stagiaire Opérations / Pôle Asie-Europe à Asnières-sur-Seine

Pays

France

Lieu (ville/région)

Asnières-sur-Seine

Type de collaboration

Salarié

Type de contrat

Stage

Date de prise de poste

01/03/2021

Durée du poste

6 mois

Résumé du poste

Responsabilités

Vous assisterez le·a Chargé·e de Programmes du Pôle dans l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi opérationnel (suivi contractuel et suivi activités/qualité des projets) des programmes de terrain mis en place par PUI. Vous contribuerez particulièrement à la veille des opportunités de financement, au suivi contractuel, au suivi des règles bailleurs, à l’archivage et à l’organisation du départ et retour des expatriés. Vous apprendrez ainsi à maîtriser la gestion et le suivi des projets et vous vous familiariserez avec l’action humanitaire et le fonctionnement d’un siège.

Pays en charge : Birmanie, Bangladesh, Corée du Nord, Ukraine et France

Principales activités

Sous la responsabilité du chargé·e de programmes vous serez chargé·e d’appuyer le pôle dans les activités suivantes :

Suivi des contrats de financement

  • Mise à jour mensuelle du suivi des contrats
  • Suivi des paiements et des demandes de paiements
  • Participation au déploiement du logiciel de gestion des contrats AidPortfolio
  • Création des fiches contrats et demande de codes opérationnels
  • Lecture et connaissance des contrats des projets sur le pôle

Organisation et participation aux briefings et débriefings des expatriés

  • Mise à jour, préparation et envoi du kit briefing (clé USB et papier) pour les expatriés en partance –y compris le « welcome kit »;
  • Organisation du planning des briefings avec les départements support et programme ;
  • Participation aux briefings et débriefings des expatriés

Participation au travail de veille des bailleurs et opportunités de financement

  • Organisation d’une veille des financements proposés par les bailleurs chaque semaine, en collaboration avec les autres stagiaires Opérations de PUI ;
  • Lecture et résumé des appels à projet, y compris concernant la partie administrative et les stratégies bailleurs
  • Préparation des dossiers et annexes administratives des dossiers de financement

Secrétariat et archivage

  • Participation au suivi des dossiers administratifs des missions (délégations de pouvoir, légalisation de documents administratifs, etc.) ;
  • Envoi des courriers (contrats et autres)
  • Participation aux réunions de coordination du pôle et rédaction des comptes rendus ;
  • Participation au travail d’archivage des dossiers (électronique et papier)
  • Aide à la préparation des audits
  • Support à l’archivage comptable
  • Archivage électronique

Appui au suivi et développement de projet

  • Relecture et commentaires de propositions de projet
  • Relecture et commentaires de rapports intermédiaires et finaux
  • Préparation et/ou relecture des outils de suivi de projet 

En fonction du volume d’activités et des priorités du pôle, vous pourrez également venir en appui à d’autres services et ainsi vous préparer à une plus grande diversité de métiers au sein de notre organisation. Enfin, vous pourrez participer aux différentes formations proposées (préparation au départ des expatriés, modules techniques, formation en finance et logistique, etc.).

D’une manière générale, vous devrez appuyer le·a Chargé·e de Programmes (et ponctuellement le·a Responsable Géographique) selon les urgences du pôle.

Profil recherché

Formation

Niveau Master 2 ;

Formation supérieure en gestion de projets en solidarité internationale ou Master Sciences Sociales/Sciences Politiques.

Expériences
professionnelles

Expérience de travail en équipe, expérience en milieu associatif et/ou à l’international appréciée

Aptitudes
transversales

Très bonnes capacités rédactionnelles ;

Autonomie, curiosité, capacité d’adaptation, calme, force de proposition, organisation ;

La maîtrise du pack office est indispensable (Word, Power Point et Excel).

Langues

Très bonne maîtrise de l’anglais, à l’écrit et à l’oral, indispensable

Conditions

Rémunération

 Statut : Stage conventionné de 6 mois

Date de démarrage : 1er mars  2021

Gratification : 3.90/ H

Convention de stage tripartite obligatoire

Prises en charge

Prise en charge à hauteur de 60% des Tickets Restaurant et 50% du titre de transport

Vacances

1 RTT par mois

Workplace conditions

La vocation de ce stage est de permettre au candidat de se préparer à un départ sur le terrain, si son université/organisme de formation l’y autorise, que son attitude et ses compétences le lui permettent, et qu’une opportunité se présente à la fin du stage. Le départ sur le terrain en fin de stage n’est donc pas garanti mais constitue un prérequis dans la motivation comme dans la disponibilité.

Télécharger le profil de poste complet en pdf

Personne chargée de l'offre

Responsable

Sherihane Bekri, Assistante Recrutement


Postulez à cette offre

RH : Candidature

Envoyer