Siège – Un(e) Adjoint(e) au Responsable Logistique (suivi mission) à Asnières-sur-Seine

Informations clés

Titre du poste

Siège – Un(e) Adjoint(e) au Responsable Logistique (suivi mission) à Asnières-sur-Seine

Pays

France

Lieu (ville/région)

Asnières-sur-Seine

Type de collaboration

Salarié

Type de contrat

CDI

Date de prise de poste

25/04/2020

Durée du poste

Contrat à durée Indéterminée

Résumé du poste

Contexte

Au sein du service logistique, qui se compose de 11 membres permanents et s’organise autour de trois branches d’activités (approvisionnement international, SG/IT et suivi mission), et sous la supervision du responsable de service, l’adjoint au Responsable de service (branche suivi mission) pilote une équipe de 5 personnes. Il encadre directement trois chargés de logistique et un assistant. Il assure le suivi direct d’une ou de plusieurs missions.

Responsabilités

Outre le suivi direct des missions dont il a la charge, l’adjoint au Responsable supervise les activités de la branche suivi mission et assure un reporting régulier sur le sujet. Il encadre les membres de son équipe au siège et soutien les équipes terrain. Il veille au respect du cadre général des activités du suivi mission (procédures et outils), propose des évolutions et améliorations de ce dernier. Il alerte quant aux risques, identifiés par lui-même ou les membres de son équipe, pouvant avoir un impact sur nos missions et /ou l’Association. Il s’assure de l’existence d’un cadre visant à maintenir un niveau de contrôle suffisant et adapté.

Avec le Responsable du Service Logistique, il participe à l’exercice de programmation et à la rédaction d’un plan d’action annuel pour le Service logistique en général et la branche suivi mission en particulier. Il accompagne le suivi habituel des missions existantes et il est impliqué dans les phases d’explorations, d’ouvertures de nouvelles.

Principales activités

1. Encadrement d’équipe et formation

Participe au recrutement des membres de son équipe et au développement de leurs compétences, les manage au quotidien et réalise des entretiens d’appréciation professionnelle sur une base régulière ;

Supervise le recrutement, le suivi des coordinateurs logistiques et logisticiens expatriés ;

Veille à la mise en œuvre et revue régulière, avec les membres de son équipe, des plans d’action (individuels et collectifs), documents stratégiques sur le terrain ;

S’assure que les membres de son équipe respectent et font respecter le cadre général et la méthodologie qui ont été définis pour les activités du suivi mission au siège comme sur le terrain ;

Apprécie le volume de travail qui est celui de son équipe et propose des changements, aménagements si nécessaire ;

Participe à la formation pré-départ en mission en général et des profils logisticiens expatriés en particulier ;

Organise des formations à l’échelle des missions et de la région (organisation générale, coordination inter missions, contenu, etc.).

2. Procédures, outils et bonnes pratiques logistiques : élaboration, mise en œuvre et révision

Contribue à l’élaboration, mise à jour des politiques, des procédures et des outils logistiques de pilotage et assure leur diffusion aux équipes terrain ;

Appuie à la capitalisation d’expériences ainsi qu’à la révision d’outils, de procédures en conformité avec les politiques et orientations de l’Association, de nos bailleurs de fonds;

Accompagne ses équipes dans la mise en place de bonnes pratiques en lien avec la logistique de support et la chaine d’approvisionnement terrain ;

Assiste les équipes dans le respect des engagements contractuels vis-à-vis de nos bailleurs de fonds (implications dans les propositions de projets et budgets, rapports finaux) ;

Veille à une juste implication de son équipe dans le cadre d’un appui à la gestion de la sécurité.

3. Stratégie, programmation & reporting :

Contribue à la rédaction des documents de programmation et de stratégie pour la branche suivi mission;

Pilote le plan d’action défini dans le cadre de la programmation annuelle ;

Définit, suit, et selon les besoins, fait évoluer les indicateurs, critères qui permettent de chiffrer, d’apprécier le volume d’activités de la branche suivi mission ;

Assure un reporting régulier de l’activité des équipes du siège et contribue à la mise en place d’un reporting de qualité sur le terrain ;

Contribue à la definition du cadre stratégique logistique des missions et accompagne son déploiement.

4. Appui aux audits et au Contrôle interne

Accompagne les équipes et participe à la préparation des audits bailleurs sur les missions et au Siège ;

Suit les risques et recommandations mis en avant lors d’audits internes ou externes, participe à la rédaction de plans d’action missions et au suivi de leur application ;

Assiste à la mise en place des outils, procédures de contrôle et d’audit interne en lien avec le suivi mission et en analyse les résultats.

Profil recherché

Formation

Compétences techniques de niveau Bac+4 en Logistique / Chaîne d’approvisionnement, logistique humanitaire ;

Expériences
professionnelles

Expérience professionnelle de 6 ans minimum, dont 4 ans en mission de solidarité internationale ;

Expériences réussies en management, goût pour la transmission et la montée en compétences ;

Expérience avec Première Urgence Internationale appréciée,

Aptitudes
transversales

Connaissance des procédures d’achats des bailleurs de fond (UE, USAID,…) fortement appréciée ;

Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word)

Pédagogie, patience, écoute ;

Organisation et rigueur ;

Capacité de rédaction ;

Aptitudes à la négociation ;

Réactivité, adaptabilité, sens des priorités ;

Capacité à se déplacer sur le terrain.

Langues

Maîtrise de l’anglais indispensable à l’écrit et à l’oral (langue de travail) ;

Autre

Interfaces

Au Siège

Manage trois chargés de logistique (suivi mission) et un assistant ;

Avec le Responsable de service sur les questions de stratégie et de programmation ainsi que sur le suivi global de l’activité et le reporting ;

Avec la branche approvisionnement international, sur la complétude et cohérence du versant terrain de la chaine d’approvisionnement ;

Avec les opérations et la finance sur le suivi logistique (méthodologie, approche, outils) et ses implications sur les missions ;

Avec l’audit interne sur les aspects contrôle et conformité administrative en lien avec l’activité suivi mission.

Avec les Missions

Collabore avec les coordinateurs logistiques sur les missions qui sont directement ou indirectement gérées ;

Réalise des visites d’appui et/ou de contrôle sur le terrain sur la base de besoins exprimés / définis.

Conditions

Rémunération

Statut : Cadre

Type / Durée du contrat : Contrat à Durée Indéterminée

Prise de poste : Avril  2020

Salaire : 3.000 € brut mensuel

Prises en charge

Hauteur de 50% du titre de transport, de 60% des Tickets Restaurant (d’une valeur faciale de 8 euros / jour) et de 80% de la mutuelle santé et prévoyance

Vacances

5 semaines de CP par an, 1 RTT par mois (37 heures / semaine)

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Personne chargée de l'offre

Responsable

Natalia Montoya, Chargée Ressources Humaines Siège


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RH : Candidature

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