Siège – Stagiaire Opérations au Pôle Moyen Orient à Asnières-sur-Seine

Principales activités

Sous la responsabilité du chargé(e) de programmes vous serez chargé(e) d’appuyer le pôle dans les activités suivantes :

1. Participation au suivi des programmes en lien avec les différents services du siège et veille contextuelle sur la zone

• Suivi du contexte géopolitique et humanitaire sur la zone
• Réalisation d’une revue de presse et présentation de l’actualité récente en réunion de pôle
• Participation aux réunions de coordination du pôle (prise de notes, verbatim)
• Mise à jour des documents siège de références Mission : PPT de présentation de briefing, Welcome Guide, plaquette de communication Mission
• Participation à la préparation du départ des expatriés (agenda de briefing, documents clés à envoyer, briefings)
• Participation aux points réguliers et ad hoc avec les missions

2. Participation au suivi du cycle de projet et des contrats bailleurs

• Participation à l’élaboration de propositions de projet et de la compilation des annexes, veille sur les appels à financements
• Participation à la relecture et correction des rapports narratifs intermédiaires et finaux
• Participation à la soumission des documents bailleurs contractuels sur les plateformes adéquates
• Mise à jour régulière de l’outil de suivi contractuel siège (APF) et édition des fiches contrats
• Mise à jour régulière de l’outil de suivi Grants & Reporting Follow Up (GRFU)
• Participation au travail d’archivage des dossiers (électronique et papier)

3. Participation au suivi administratif en support aux missions

• Participation au suivi des dossiers administratifs des missions (délégations de pouvoir, légalisation et traduction de documents)
• Suivi des courriers et envois fedex

4. SELON PROFIL ET PRIORITES OPERATIONNELLES – Participation aux chantiers techniques des missions en lien éventuel avec le Service Technique et Capitalisation

• Capitaliser sur différents projets terrains mais aussi sur les méthodologies et guides clés internationaux sur les secteurs d’intervention de PUI et sur des thématiques transversales
• Appui à l’élaboration d’outils, SOP, …
• Participation à la relecture des rapports d’évaluations
• Préparation de documents de communication sur les projets pour valoriser leur technicité

En fonction du volume d’activités et des priorités du pôle, vous pourrez également venir en appui à d’autres services et ainsi vous préparer à une plus grande diversité de métiers au sein de notre organisation. Enfin, vous pourrez participer aux différentes formations proposées (préparation au départ des expatriés, modules techniques, formation en finance et logistique, etc).

D’une manière générale, vous devrez appuyer le/la Chargé(e) de Programmes (et ponctuellement le/la Responsable Géographique) selon les urgences du pôle.