SIÈGE – Un(e ) Chargé(e ) des Achats et Expéditions à Asnières-sur-Seine

Key infomation

Job title

SIÈGE – Un(e ) Chargé(e ) des Achats et Expéditions à Asnières-sur-Seine

Country

France

Place (town/region)

Asnières-sur-Seine

Employee status

Employee

Type of contract

Fixed Term Contract

Expected start date

25/07/2020

Duration of mission

6 mois renouvelables

Position summary

Context

Sous la supervision directe du chargé de l’approvisionnement, en lien fonctionnel avec les autres branches d’activité logistique et les différents services du siège, vous êtes plus particulièrement en charge du bon fonctionnement des activités « achats – expéditions » issues de la chaîne d’approvisionnement du Siège vers le Terrain. Vous êtes prioritairement affecté à la gestion des demandes exprimées par les missions de Première Urgence Internationale en Afghanistan et au Nigeria.

Le cycle « achats – expéditions »  comprend :

  • L’achat et le transport des intrants, biens destinés à nos projets sur le terrain ;
  • L’application et le contrôle des procédures d’achats Première Urgence Internationale, notamment celles liées à l’approvisionnement de médicaments et matériel médical ;
  • Le suivi et l’évaluation des fournisseurs (optimisation, couts, délais, qualité).

Avec le Responsable du Service Logistique, vous participez à la rédaction d’un plan d’action annuel pour le service. Vous êtes tout particulièrement impliqué dans la rédaction des objectifs achats – expéditions de la branche approvisionnement. Pour tous les achats dits « spécifiques » (médicaux, eau et assainissement, agronomie), vous êtes en lien avec le Service Technique et Capitalisation de l’association, qui vous accompagne quant aux choix des produits demandés par le terrain.

Responsabilities

Sous la supervision directe du chargé de l’approvisionnement, en lien fonctionnel avec les autres branches d’activité logistique et les différents services du siège, vous êtes plus particulièrement en charge du bon fonctionnement des activités « achats – expéditions » issues de la chaîne d’approvisionnement du Siège vers le Terrain. Vous êtes prioritairement affecté à la gestion des demandes exprimées par les missions de Première Urgence Internationale en Afghanistan et au Nigeria.

Le cycle « achats – expéditions »  comprend :

  • L’achat et le transport des intrants, biens destinés à nos projets sur le terrain ;
  • L’application et le contrôle des procédures d’achats Première Urgence Internationale, notamment celles liées à l’approvisionnement de médicaments et matériel médical ;
  • Le suivi et l’évaluation des fournisseurs (optimisation, couts, délais, qualité).

Avec le Responsable du Service Logistique, vous participez à la rédaction d’un plan d’action annuel pour le service. Vous êtes tout particulièrement impliqué dans la rédaction des objectifs achats – expéditions de la branche approvisionnement. Pour tous les achats dits « spécifiques » (médicaux, eau et assainissement, agronomie), vous êtes en lien avec le Service Technique et Capitalisation de l’association, qui vous accompagne quant aux choix des produits demandés par le terrain.

Main activities

Achats et transports internationaux

  • Réceptionner et contrôler les demandes d’achat transmises par le terrain ;
  • Réaliser les achats prioritairement pour les missions Première Urgence Internationale en Afghanistan et au Nigeria (respect des procédures, mise en concurrence, sélection des fournisseurs) et suivi du processus (de la fabrication jusqu’à la livraison) et veiller à l’éligibilité des coûts ;
  • Pour les achats médicaux, s’assurer du respect des processus internes et de la bonne coordination avec les fournisseurs, comme avec les missions. Veiller à la conformité entre les pratiques internes et les règles bailleurs ;
  • Organiser les appels d’offres réalisés depuis le siège ;
  • Rechercher et sélectionner les modes de transport adéquats : via transitaire/fournisseur (étude de marché, négociation pour optimiser le ratio couts/délais/risques) ou via expatriés (préparation du matériel et établissement des documents nécessaires aux formalités douanières);
  • Gérer les stocks de matériels et équipements qui transitent par le siège et en assurer la bonne expédition ;
  • Faire le suivi des frets internationaux en provenance de nos fournisseurs ou du siège Première Urgence Internationale jusqu’au terminal douanier de chaque mission dont il a la charge;
  • Contribuer au respect des procédures d’importation propres à chaque pays en fonction des équipements et produits acheminés ;
  • Gérer les éventuels problèmes/litiges concernant la marchandise et/ou le transport en lien avec les opérateurs concernés ;
  • Assurer le reporting des approvisionnements via les outils existant (suivis des achats, suivi du stock, suivi des factures etc.) ;
  • Veiller à ce que les risques associés aux achats et transports des intrants soient maitrisés/minimisés ;
  • Appuyer le service des urgences et du développement opérationnel sur des phases exploratoires et d’ouvertures de missions.

Gestion administrative et archivage

  • Contrôler les factures et les transmettre au service concerné pour paiement ;
  • Classer et archiver les dossiers d’achats réalisés par la branche approvisionnement ;
  • Faciliter la validation des dossiers d’achats par les différents services ;
  • Assurer la diffusion et l’application du contingent d’achat en franchise ;
  • Suivi, mise à jour et analyse des tableaux de bords ;
  • Appui aux audits en lien avec les activités de la branche approvisionnements du siège.

Capitalisation et améliorations des pratiques

  • Participer à la réflexion et au développement d’un logiciel dédié à l’approvisionnement médical (rédaction d’un cahier des charges, accompagnement au projet) ;
  • Participer à la réflexion stratégique dans le cadre des chantiers transversaux en lien avec les autres services, et notamment ceux liés à l’achat de médicaments (contrôle qualité, gestion de stock pharmaceutique, etc.) ;
  • Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre de la programmation logistique siège ;
  • Appuyer prioritairement les différentes unités opérationnelles accompagnant des activités médicales au Nigeria et en Afghanistan pour la rédaction de proposition de projets et budgets, sur les questions relatives aux achats et transports internationaux ;
  • Veiller à la mise en place et au respect d’une politique d’approvisionnement pour ses missions via des visites terrains (formation des équipes nationales et rencontre des opérateurs économiques de la zone)
  • Appuyer le service des urgences et du développement opérationnel sur des phases exploratoires et d’ouvertures de missions;

Ressources humaines

  • Participation aux briefings et débriefings des équipes terrain en lien avec les missions dont il a la charge ;

Required profile

Training

Compétences techniques de niveau supérieur en logistique, chaîne d’approvisionnement, logistique humanitaire…

Professional
experience

Profil pharmacien ou expérience en pharmacie fortement apprécié/e

Expérience professionnelle de 1 an minimum, une mission en solidarité internationale serait un plus

Nowledge
and skills

Connaissance des procédures d’achats des bailleurs de fond (UE, USAID,…) fortement appréciée

Connaissance informatique indispensable (PC, Web)

Organisation et rigueur

Capacité de rédaction

Aptitudes à la négociation

Réactivité, adaptabilité, sens des priorités

Motivation pour travailler dans une structure humanitaire

Languages

Maîtrise de l’anglais indispensable à l’écrit et à l’oral

Proposed terms

Compensation

Statut : Employé

Type contrat : Contrat à Durée Déterminée – 6 mois renouvelables

Date de Début : Juillet 2020

Salaire : 2 500 € brut mensuel, sur 12 mois

Benefits

Prise en charge à hauteur de 50% du titre de transport, de 60% des Tickets Restaurant (d’une valeur faciale de 8 euros / jour) et de 80% de la mutuelle santé et prévoyance.

Holidays

5 semaines de CP par an, 1 RTT par mois (37 heures / semaine)

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Person in charge of this offer

In charge

Natalia Montoya, Chargée Ressources Humaines Siège


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RH : Candidature

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